In meinem Artikel Systeme im eigenen Unternehmen entwickeln benannte ich als einen Typ der Basisdokumente Arbeitsanweisungen.
Was verstehe ich unter Arbeitsanweisungen? Arbeitsanweisungen sind Beschreibungen zur Ausführung von Arbeitsaufgaben, beispielsweise für die Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Ich bin ein großer Freund von standardisiertem Vorgehen und damit auch von Arbeitsanweisungen. Im Lean Management werden Arbeitsabläufe standardisiert und dann in einer Arbeitsanweisung (Standard Operating Procedure) dokumentiert. Jeder, der eine Aufgabe ausführt, hält sich exakt an diese Arbeitsanweisung; alle erledigen eine Aufgabe also immer auf die gleiche Weise. Die Arbeitsanweisung wird dabei idealerweise nicht durch das Management (top-down) erstellt, sondern von den Menschen an der Basis, die die Arbeitsaufgabe gut kennen (bottom-up).
Es ist zwar jeder Mitarbeiter verpflichtet, sich genau an die Arbeitsanweisung zu halten, doch sie ist keineswegs starr und unveränderlich. Vielmehr wird in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP, engl. Process of Ongoing Improvement, jap. Kaizen) die bestehende Arbeitsanweisung verbessert. Dies erfordert Raum und Freiheit für systematische Experimente mit Arbeitsprozessen. Das japanische Lean Manufacturing/Lean Management basiert auf der kontinuierlichen Verbesserung (Improvement Kata) und benutzt einen systematischen Rückkopplungsprozess dazu (Deming-Cycle, Shewart-Cycle, PDCA/PDSA).
Ich habe erst einige wenige Arbeitsanweisungen verfasst, beispielsweise zur Führung der Besucherstatistik für meine Blogs.
Meine Arbeitsanweisungen führe ich in Form von Google Docs-Dokumenten. Sie haben folgenden Aufbau:
Die Beschreibung des Arbeitsablaufs formuliere ich verbal und füge, wenn es Sinn macht, auch Beispiele und Hardcopies ein.
Eine weitere Variante für Arbeitsanweisung ist das Erstellen von Checklisten. Ich führe diese teilweise direkt in meiner Aufgabenverwaltung Asana.
Die Arbeitsanweisungen sollte die nötige Tiefe aufweisen, so dass sie für einen Dritten verständlich und nachvollziehbar ist. Arbeitsanweisungen bilden die Basis für die Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter oder externe Dienstleister.
Arbeitsanweisungen können einen unterschiedlichen Detaillierungsgrad aufweisen, der immer der konkreten Arbeitssituation angepasst sein sollte.
Die Arbeitsanweisungen verlinke ich in meinem Unternehmens-Intranet.
Was verstehe ich unter Arbeitsanweisungen? Arbeitsanweisungen sind Beschreibungen zur Ausführung von Arbeitsaufgaben, beispielsweise für die Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Ich bin ein großer Freund von standardisiertem Vorgehen und damit auch von Arbeitsanweisungen. Im Lean Management werden Arbeitsabläufe standardisiert und dann in einer Arbeitsanweisung (Standard Operating Procedure) dokumentiert. Jeder, der eine Aufgabe ausführt, hält sich exakt an diese Arbeitsanweisung; alle erledigen eine Aufgabe also immer auf die gleiche Weise. Die Arbeitsanweisung wird dabei idealerweise nicht durch das Management (top-down) erstellt, sondern von den Menschen an der Basis, die die Arbeitsaufgabe gut kennen (bottom-up).
Es ist zwar jeder Mitarbeiter verpflichtet, sich genau an die Arbeitsanweisung zu halten, doch sie ist keineswegs starr und unveränderlich. Vielmehr wird in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP, engl. Process of Ongoing Improvement, jap. Kaizen) die bestehende Arbeitsanweisung verbessert. Dies erfordert Raum und Freiheit für systematische Experimente mit Arbeitsprozessen. Das japanische Lean Manufacturing/Lean Management basiert auf der kontinuierlichen Verbesserung (Improvement Kata) und benutzt einen systematischen Rückkopplungsprozess dazu (Deming-Cycle, Shewart-Cycle, PDCA/PDSA).
Ich habe erst einige wenige Arbeitsanweisungen verfasst, beispielsweise zur Führung der Besucherstatistik für meine Blogs.
Meine Arbeitsanweisungen führe ich in Form von Google Docs-Dokumenten. Sie haben folgenden Aufbau:
- Titel
- Änderungshistorie (Datum, Bearbeiter, Änderung)
- Inhaltsverzeichnis
- Ziel der beschriebenen Arbeitsaufgabe
- Beschreibung des Arbeitsablaufs
Die Beschreibung des Arbeitsablaufs formuliere ich verbal und füge, wenn es Sinn macht, auch Beispiele und Hardcopies ein.
Eine weitere Variante für Arbeitsanweisung ist das Erstellen von Checklisten. Ich führe diese teilweise direkt in meiner Aufgabenverwaltung Asana.
Die Arbeitsanweisungen sollte die nötige Tiefe aufweisen, so dass sie für einen Dritten verständlich und nachvollziehbar ist. Arbeitsanweisungen bilden die Basis für die Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter oder externe Dienstleister.
Arbeitsanweisungen können einen unterschiedlichen Detaillierungsgrad aufweisen, der immer der konkreten Arbeitssituation angepasst sein sollte.
Die Arbeitsanweisungen verlinke ich in meinem Unternehmens-Intranet.
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