Ich messe Systemen und dem Systemdenken in Unternehmen hohe Bedeutung bei. In diesem Artikel möchte ich nun die praktische Umsetzung in meiner eigenen nebenberuflichen Selbstständigkeit beschreiben.
Der erste Schritt für mich war, verschiedene Bereiche für mein Unternehmen festzulegen. Ich habe mich dabei an den drei grundlegenden Funktionen eines Unternehmens, orientiert, den Finanzen (Finance), dem Marketing (Marketing) und der Produktion (Operations). Darauf aufbauend habe ich ein Organigramm erstellt, bei dem ich mich an das Beispiel aus dem Buch The E-Myth Revisited
(Kapitel 14: Your Organizational Strategy) gehalten habe:
Da ich als Solopreneur naturgemäß die einzige Person bin, die in meinem Unternehmen tätig ist, habe ich natürlich selber alle Hüte auf.
Das Organigramm mag unsinnig erscheinen, doch das ist es nicht. Die klare Strukturierung von Funktionsbereichen ist zum einen eine wichtige Voraussetzung dafür, später einmal Aufgaben an andere Personen oder Dienstleister abgeben zu können. Zum anderen ist sie das Gerüst, um das herum man die Arbeitsabläufe definieren kann, die im Unternehmen erledigt werden müssen, egal, ob es eine Ein-Mann-Veranstaltung oder ein 100 Mitarbeiter starkes Unternehmen ist.
Natürlich deckt das Organigramm nicht alle nötigen Aufgabenbereiche ab und könnte im Detail auch anders strukturiert sein (brauche ich wirklich eine 'Gebäudeverwaltung' für mein Arbeitszimmer?), doch das Organigramm ist ja nicht in Stein gemeißelt.
Im nächsten Schritt habe ich ein eigenes Unternehmens-Intranet über Google Sites erstellt. Google Sites kann kostenlos genutzt werden. Voraussetzung ist ein Google/Gmail-Account. Google Sites erlaubt die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten, so dass das Intranet auch wirklich intern bleibt.
Im Unternehmens-Intranet werden alle wichtigen betrieblichen Informationen bereitgestellt oder verlinkt. Es ist die Wissens-Datenbank meines Unternehmens.
Im Moment weist das Intranet folgende Bereiche auf:
In den einzelnen Unternehmensbereichen werden jeweils die für den Bereich relevanten Informationen bereitgestellt, beispielsweise dessen Aufgaben und Arbeitsanweisungen/ Verfahrensbeschreibungen.
Mein Anspruch ist, dass sich jemand im besten Fall alleine aufgrund der Informationen im Unternehmens-Intranet ein Bild von Aufbau und der Funktion meines Unternehmens machen kann und - entsprechende Fachkenntnisse vorausgesetzt - in der Lage wäre, binnen kurzer Zeit in meinem Unternehmen zu arbeiten. Entsprechendes Personal vorausgesetzt, könnte ich mich dann aus der operativen Tätigkeit des Unternehmens komplett zurückziehen. Damit ist für mich der Grundstock für eine Systematisierung des Unternehmens gelegt.
Das hier beschriebene Vorgehen bildet, wie gesagt, nur die Basis. Das Intranet und seine Struktur werden eine ewige Baustelle sein, stets optimiert, verfeinert und den sich ändernden Bedingungen angepasst werden.
In anderen Artikeln werde ich auf weitere Aspekte der Systematisierung des Unternehmens eingehen.
Lesetipps:
Der erste Schritt für mich war, verschiedene Bereiche für mein Unternehmen festzulegen. Ich habe mich dabei an den drei grundlegenden Funktionen eines Unternehmens, orientiert, den Finanzen (Finance), dem Marketing (Marketing) und der Produktion (Operations). Darauf aufbauend habe ich ein Organigramm erstellt, bei dem ich mich an das Beispiel aus dem Buch The E-Myth Revisited
(Kapitel 14: Your Organizational Strategy) gehalten habe: |
Funktionale Struktur des Unternehmens (Organigramm)
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Da ich als Solopreneur naturgemäß die einzige Person bin, die in meinem Unternehmen tätig ist, habe ich natürlich selber alle Hüte auf.
Das Organigramm mag unsinnig erscheinen, doch das ist es nicht. Die klare Strukturierung von Funktionsbereichen ist zum einen eine wichtige Voraussetzung dafür, später einmal Aufgaben an andere Personen oder Dienstleister abgeben zu können. Zum anderen ist sie das Gerüst, um das herum man die Arbeitsabläufe definieren kann, die im Unternehmen erledigt werden müssen, egal, ob es eine Ein-Mann-Veranstaltung oder ein 100 Mitarbeiter starkes Unternehmen ist.
Natürlich deckt das Organigramm nicht alle nötigen Aufgabenbereiche ab und könnte im Detail auch anders strukturiert sein (brauche ich wirklich eine 'Gebäudeverwaltung' für mein Arbeitszimmer?), doch das Organigramm ist ja nicht in Stein gemeißelt.
Im nächsten Schritt habe ich ein eigenes Unternehmens-Intranet über Google Sites erstellt. Google Sites kann kostenlos genutzt werden. Voraussetzung ist ein Google/Gmail-Account. Google Sites erlaubt die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten, so dass das Intranet auch wirklich intern bleibt.
Im Unternehmens-Intranet werden alle wichtigen betrieblichen Informationen bereitgestellt oder verlinkt. Es ist die Wissens-Datenbank meines Unternehmens.
Im Moment weist das Intranet folgende Bereiche auf:
- Basisdokumente
- Unternehmenshandbuch
- Strategische Ziele
- Generelle Prinzipien
- Arbeitsanweisungen
- Unternehmensbereiche
- Geschäftsführung
- Finanzen
- Marketing
- Produktion
In den einzelnen Unternehmensbereichen werden jeweils die für den Bereich relevanten Informationen bereitgestellt, beispielsweise dessen Aufgaben und Arbeitsanweisungen/ Verfahrensbeschreibungen.
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Screenshot meines Unternehmens-Intranet
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Mein Anspruch ist, dass sich jemand im besten Fall alleine aufgrund der Informationen im Unternehmens-Intranet ein Bild von Aufbau und der Funktion meines Unternehmens machen kann und - entsprechende Fachkenntnisse vorausgesetzt - in der Lage wäre, binnen kurzer Zeit in meinem Unternehmen zu arbeiten. Entsprechendes Personal vorausgesetzt, könnte ich mich dann aus der operativen Tätigkeit des Unternehmens komplett zurückziehen. Damit ist für mich der Grundstock für eine Systematisierung des Unternehmens gelegt.
Das hier beschriebene Vorgehen bildet, wie gesagt, nur die Basis. Das Intranet und seine Struktur werden eine ewige Baustelle sein, stets optimiert, verfeinert und den sich ändernden Bedingungen angepasst werden.
In anderen Artikeln werde ich auf weitere Aspekte der Systematisierung des Unternehmens eingehen.
Lesetipps:
- Thinking in Systems: A Primer
- The E-Myth Revisited
- The Checklist Manifesto: How To Get Things Right
- Work The System: The Simple Mechanics of Making More and Working Less (Third Edition)
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